如何辦理一個研討會？

發想與核心思考主軸：辦理研討會的目的？組織？名稱？本年度的主題？贊助單位？

 對象(聽眾/講師/出資者)？人數？時間？地點？場地層級？(聽眾的需求？出資者的需求)

à定出大會的「名稱」、「年度主題」、「基本時間/地點/預估人數」、「活動主結構表」

規劃：

一、大場地結構規劃：

1．各時段的會議場地需求(種類/數量/預備空間)

2．有無附加晚宴、晚會

3．每場次之容納人數(自由參與？由空間逕行限制？)

4．是否有海報展示或其他展覽

5．是否有攤位展示

二、場地佈置規劃：

1．個別場地佈置需求(需否隨時間轉換)

2．是否需大會旗海、會場佈置、會場外引導/廣告佈置

3．有無精神圖騰/精神標誌/大會logo

4．友好單位送花方式(統籌訂購/各自送來)

三、視聽設備：

1．各場次之教具/數量(Notebook，單槍投影機，幻燈機，投影機，雷射光筆、黑白板、筆)

2．特殊器材需求(展示品、示範品、影片播放)

3．是否安排活動攝影？課程錄音？報導記錄？課程內容整理？活動錄影？大合照？

四、印刷及宣傳品：有無統籌設計風格統一之系列

1．國內外簡單

2．報名表

3．宣傳海報/宣傳單張

4．學術論文集(學術流程)

5．大會手冊(行政內容)

6．出席證明/出席紀念品

7．講員感謝狀

8．參加人員名牌

9．大會專用信封/信紙/明信片/筆記紙

10．工作人員聘書

五、餐飲、節目：

1．每日三餐之型態：自費/報名費吸收   自備/外燴/自炊/外包開桌…

2．有無特殊晚會？晚會型態與性質？希望達到的目的？  教育/互動/展示/聯誼/娛樂…

六、住宿/交通/特別旅遊：

1．主講人/主持人費用支付標準，交通費、住宿安排

2．大會支出之住宿/交通：工作人員–人數、等級

3．接送貴賓方式：接機、專車

4．有無特別旅遊活動：外包、自費？  有無戶外型態之活動(參觀、解說、觀察、遊戲…

七、工作人員：

1．籌備委員、工作人員、工讀生

2．有無工作人員制服

3．服務台/服務區之特殊服務內容：廣播、寄物、寄信…

八、禮品安排：

1．有無參加者的小紀念品？小背包、資料夾   卡片、特製領巾、資料夾…

2．有無主講人之紀念品？

九、行政事務：

1．撰寫企劃書

2．申請經費   協會、民間、企業、教育系統、環境系統…

3．接受報名(分段分級收費？)

4．聯絡主講人，確認學術節目

5．相關宣傳作業 (組織出版品/公共媒體/網頁)   荒野快報、網頁、電子報、郵件群組…

6．籌備會(定期會、臨時會、會前彩排)

7．寄發聯絡信件/電子郵件/電話

8．顧問安排/顧問費用

9．其他行政事項與雜務

十、大會網站：網站設置與維修

十一、工作團隊成形：

1．召集人、工作人員、顧問群、臨時協助人員

2．工作分組與分組幹部

十二、工作進度控制

工作進度甘特圖